Offre complémentaire

Lorsque vous êtes confrontés à un service en tension sans en connaître les déterminants, nous vous proposons de réaliser un audit du service au travers d’entretiens individuels avec les collaborateurs du service.

Les objectifs de cette intervention sont :

• Ecouter les acteurs impactés et impliqués dans la situation
• Recueillir leurs témoignages (description des faits vécus ou observés) et l’expression de leurs perceptions et ressentis (données objectives et subjectives)
• Évaluer et analyser la situation et son impact sur les personnes et le collectif (déterminer les causes et l’impact sur la santé psychique et physique ainsi que sur l’organisation sociale et structurelle)
• Dresser un état des lieux objectif et neutre
• Conseiller sur les actions pertinentes à mettre en place pour établir un plan d’action adapté
• Aider à prendre les décisions (même difficiles, suivant le diagnostic que l’on vous fournira et les mesures de prévention et d’accompagnement appropriées)

Nous nous fixons l’objectif de fournir une synthèse claire de la situation et d’apporter des préconisations concrètes, spécifiques à la situation diagnostiquée et sur 3 temps (court, moyen et long terme) qui auront des effets pérennes.

Réunion de cadrage
Cette réunion de 2h sera réalisée à distance par le biais d’une conférence téléphonique ou d’une visio-conférence. *
L’occasion de préparer l’intervention à venir en :

• Réunissant les conditions de son bon fonctionnement
• Communiquant au responsable de la mission les moyens d’une bonne connaissance du service concerné, de son historique et de son organisation, etc.
• Obtenant la communication d’informations complémentaires

Cette réunion fait l’objet d’une synthèse écrite adressée dans les cinq jours ouvrés suivants.

Présentation de la démarche à l’équipe concernée
Nous organiserons la présentation de la démarche à l’équipe concernée.
Il faudra compter une demi-journée de présentation.
C’est l’occasion pour les collaborateurs de nous poser toutes les questions qu’ils souhaitent, et pour nous, de les rassurer sur notre éthique professionnelle.

Phase de diagnostic
Dans ce type de situation, nous avons essentiellement recours à des entretiens individuels. Néanmoins, si les effectifs sont importants, et que les relations sociales ne sont pas dégradées, nous pouvons proposer des entretiens collectifs. Les entretiens se font sur la base du volontariat, mais il est nécessaire que la participation soit importante voire idéalement de pouvoir rencontrer la totalité du (ou des) service(s) concerné(s).

Les entretiens collectifs ont une durée de 1h30.
Ils sont composés au maximum d’une quinzaine de collaborateurs et nous pouvons en réaliser 4 par jour.
Ils seront réalisés sans lien hiérarchique et par groupe métier afin de libérer la parole et avoir un recueil cohérent. Les entretiens individuels ont une durée de 1h.
Nous pouvons donc en réaliser 7 par jour. Ils commencent par le rappel de la durée de l’entretien, des règles de déontologie et ses objectifs.

Afin de garantir un diagnostic objectif, nous procédons à une analyse de contenu qui combine à la fois une analyse sémantique et une analyse lexicale :

• Nous ne faisons ressortir que les thématiques qui sont partagées par le plus grand nombre
• Nous mettons en exergue la valence des propos retenus tout en mettant les formes et sans changer le fond des propos tenus afin qu’ils soient entendables de tous

En procédant ainsi, nous nous assurons que l’anonymat soit respecté et que tous les propos puissent être entendus sans choquer. Le tout, en proposant une synthèse fidèle de ce que les collaborateurs vivent au quotidien.

Restitution direction
Après avoir restitué la synthèse des échanges, le cabinet va présenter sa perception de la situation ainsi que ses préconisations. Elles sont de nature technique, humaine et/ou organisationnelle. Ces préconisations peuvent prendre la forme de conseils assez généraux, mais peuvent également, lorsque le contexte s’y prête, prendre la forme de propositions d’actions très concrètes.

Restitution équipe
Nous clôturons la démarche par une restitution d’une demi-journée à l’équipe. Le document comprendra l’historique de la démarche, la méthodologie employée, le diagnostic (et non la synthèse des échanges) et les préconisations.

Nous n’utilisons que très peu de moyens techniques car pour nous, le cœur de notre métier se situe dans l’humain. Pour les réunions de présentation et/ou de restitution qui pourraient être effectuées en présentiel un vidéoprojecteur sera nécessaire. Pour l’organisation des entretiens, nous utilisons un agenda en ligne pour permettre à chacun des collaborateurs volontaires de s’inscrire librement à partir d’un lien qui leur est adressé sur leur adresse électronique professionnelle.
Les entretiens sont dits « semi-directifs » menés sur la base d’une grille d’entretien spécifique composée d’items (affirmations/questions) validés scientifiquement issus de la littérature scientifique. L’utilisation de ce type d’entretien permet de garantir un recueil d’informations homogène d’un individu à l’autre.

Psychologue du travail ou social

Un à deux mois selon planning type ci-dessous :

• Semaine 1 : réunion de cadrage en présentiel
• Semaine 1 : organisation en distanciel
• Semaine 2 : entretiens en présentiel
• Semaine 3-4 : analyse et rédaction rapport en distanciel
• Semaine 5 : restitution en présentiel